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Os eventos acadêmicos constituem o principal espaço de integração da comunidade acadêmica e são uma fonte importante de sustentabilidade financeira para a ANPAD. A política de preços para os eventos da ANPAD 2021-2023 foi uma das primeiras decisões da atual Diretoria visando conferir previsibilidade aos associados e começaremos a apresentar em algumas edições da Newsletter da ANPAD.
Ao mesmo tempo em que acompanhamos o surgimento de novas formas de realizar eventos científicos, novos desafios emergem. A ANPAD adotou pela primeira vez a modalidade on-line no EnANPAD de 2020. Este ano,já organizamos três eventos divisionais on-line e teremos, em breve, o EnANPAD 2021.
O EnANPAD 2021 será distribuído em oito dias, incluindo eventos profissionais que antecedem a semana de evento. Essa distribuição em mais dias tenta reduzir a “fadiga on-line” causada por longas e seguidas horas de conexão.
O evento ficou também mais dinâmico e com conteúdo ainda mais rico. Aprendemos que é possível manter a qualidade em eventos on-line, mediante investimentos e mobilização das comunidades nacional e internacional.
Como Diretoria, temos refletido também sobre o desafio da ampliação dos programas de inclusão, com isenções e descontos para discentes, ao mesmo tempo que mantemos a sustentabilidade financeira dos eventos e da própria Associação.
Os eventos, além de permitirem a interação e o debate entre acadêmicos estabelecidos, também deve incluir futuros pesquisadores (mestrandos e doutorandos sobretudo), bem como ampliar e fortalecer a comunidade ANPAD. Como uma associação de programas de pós-graduação, entendemos que seja fundamental que os eventos incentivem a renovação da comunidade mediante a atração de discentes e docentes dos mais diversos locais e a retenção da experiência de docentes aposentados.
A maior parte dos congressistas se beneficiou de algum tipo de desconto ou isenção. Apenas 6% de docentes e 16% de discentes não se associaram para se beneficiarem dos descontos. Esse é um ponto que pode ser aprimorado por meio de melhor comunicação.
Contudo, logo na primeira aplicação da política de inclusão, mesmo sem grande divulgação, 9% de congressistas já se beneficiaram da política de isenção. Nos eventos divisionais, já tivemos 49 ouvintes (7% dos congressistas).O pagamento por boleto bancário ainda é o mais utilizado para efetivar a taxa de inscrição, seguido de cartão de crédito. Isso aponta para inovações que podem vir a ser feitas nos métodos de pagamento.
A receita pode ser identificada por evento, conteúdo, apenas uma menor parcela das despesas é diretamente atribuível a um dos três eventos que são organizados no mesmo período. Assim, o resultado financeiro é apresentado de forma conjunta.
A receita líquida foi de R$ 78,4 mil, e as despesas totais necessárias para executar os eventos divisionais foram de R$ 157,4 mil. Apresentamos a seguir alguns detalhes.
A Tabela 2 mostra os diversos itens de despesa. O item mais significativo de despesa com terceiros consiste nas horas de programação no sistema de gestão de eventos da ANPAD, que cobre apenas as etapas de submissão e de avaliação de artigos, R$ 31,5 mil. Porém, as maiores despesas dos eventos divisionais são horas de equipe ANPAD.
Sem dúvida, as melhorias feitas no sistema de gestão de eventos também beneficiarão eventos futuros. Todavia, foram contabilizadas 2440 horas da equipe ANPAD dedicadas unicamente à organização dos eventos divisionais de janeiro a maio de 2021, além de 174 horas extras pagas exclusivamente para essas atividades. Parte dessas horas (veja notas da Tabela 2) também foi aplicada em programação e ajustes do sistema de gestão de eventos ANPAD. A equipe ANPAD atualmente está sobrecarregada, e o pagamento de horas extras tem sido recorrentemente usado como atenuador de períodos de concentração de atividades. Estamos conduzindo estudos para rever esta situação.
O valor pago às licenças da plataforma Zoom não têm impacto significativo (R$ 1,9 mil) no orçamento do evento. O uso dessa forma mais artesanal de gestão de salas virtuais e links de acesso foi possível graças ao baixo número de participantes simultâneos, de 150 a 300.
Contudo, esse modelo operacional não é aplicável para eventos do porte do EnANPAD. Nesse caso, demanda-se uma plataforma mais robusta para suportar o acesso simultâneo de milhares de participantes distribuídos em mais de 30 salas e nas plenárias ao longo dos oito dias de evento.
Por que considerar o consumo de horas de equipe ANPAD no resultado? Porque essas horas estão sendo consumidas pelo evento e implicam horas extras ou novas contratações para o Teste ANPAD e outras ações da Associação.
Quando divulgarmos o resultado do Teste ANPAD, também incluiremos despesas com equipes ANPAD ali alocadas. Faremos o mesmo para o EnANPAD. Com a divulgação do orçamento da ANPAD para 2021 nas próximas Newsletters, o associado poderá ter uma noção mais clara da Associação no longo prazo e poderá refletir conosco sobre a sustentabilidade das políticas de preço propostas.
Nota.
(1) Inclui valores pagos e a pagar atribuídos aos eventos divisionais de 2021.
(2) Receita total inclui valores ainda não recebidos até a data.
(3) A equipe ANPAD dedicou 2440 horas de trabalho aos divisionais ao longo de janeiro a maio de 2021 (desenho do edital; submissão, inscrições e avaliação de trabalhos; e dias de evento). Essas atividades, se não fossem realizadas pela equipe ANPAD, teriam de ser subcontratadas. Esse valor inclui horas de quatro funcionários envolvidos nessas atividades de gestão de eventos, chegando a 30 horas semanais em média nos cinco meses. Cerca de 800 horas são de TI da equipe ANPAD para corrigir falhas nos sistemas de gestão de eventos. (4) A Equipe ANPAD também realizou 174 horas extras exclusivamente dedicadas à preparação dos eventos divisionais em março, abril e maio de 2021. Dessas, 78 horas são relativas à TI aplicada no sistema de gestão de eventos. (5) Relatório para fins gerenciais.